Enfoque práctico
Qué resuelve esta guía sobre el secretario de la comunidad
El secretario es la figura que da soporte documental a la junta de propietarios y a la gestión diaria de la comunidad. La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) no exige un secretario con funciones separadas del administrador, pero en la práctica muchas comunidades designan a un propietario para llevar actas, comunicaciones y archivo.
Esta página aclara cómo se nombra, qué tareas le corresponden, qué límites tiene y cómo se relaciona con el presidente y el administrador de fincas. También responde a las dudas frecuentes sobre compensación, responsabilidad y duración del cargo.
El contenido sigue el articulado de la LPH (arts. 13 a 15) y la práctica habitual en comunidades de propietarios en España.
Resumen rápido
- El secretario se elige en junta por mayoría simple salvo que estatutos exijan otra mayoría.
- Redacta y custodia las actas de cada junta ordinaria y extraordinaria.
- Gestiona las comunicaciones oficiales: citaciones, notificaciones de acuerdos y correspondencia.
- No sustituye al administrador de fincas aunque pueda actuar como enlace.
Secretario: roles y responsabilidades
| Situación | Quién lo hace | Límite a tener en cuenta |
|---|---|---|
| Redactar acta de junta | Secretario (o administrador si no hay secretario propietario) | Debe reflejar fielmente los acuerdos, no las opiniones personales |
| Custodiar archivo comunitario | Secretario, con acceso del presidente | Documentos con datos personales deben tratarse según normativa de privacidad |
| Enviar citaciones y notificaciones | Secretario por delegación del presidente | Debe haber constancia del envío y recepción |
| Certificar acuerdos | Secretario con el visto bueno del presidente | Tiene valor de fe pública si está nombrado formalmente |
| Llevar contabilidad o cuotas | No es función del secretario salvo que se le asigne expresamente | Eso corresponde al tesorero o administrador |
Si la comunidad tiene administrador de fincas profesional, muchas de estas tareas las asume él. El secretario propietario actúa como apoyo y control interno.
Proceso de nombramiento y funciones paso a paso
- La junta propone y vota el nombramiento del secretario. La mayoría aplicable es la del artículo 17 de la LPH para nombramiento de cargos.
- El secretario acepta el cargo. Si es propietario, el cargo es obligatorio salvo causa justificada.
- Se fija la duración del cargo si no se indica: se entiende por un año, renovable salvo nuevo acuerdo.
- El secretario prepara la documentación de cada junta: orden del día, citaciones, delegaciones de voto.
- Durante la junta, redacta el acta con los acuerdos adoptados, asistentes, representaciones y coeficientes.
- Tras la junta, envía el acta a los propietarios y archiva una copia firmada en el libro de actas.
- Gestiona las comunicaciones oficiales: notificaciones de acuerdos, avisos de derramas, requerimientos.
- Custodia el archivo documental: actas, contratos, presupuestos, seguros, correspondencia relevante.
Base legal aplicable (LPH)
Artículos de la Ley de Propiedad Horizontal
- Artículo 13: regula la junta de propietarios, sus competencias y la obligación de levantar acta de cada reunión.
- Artículo 14: define los cargos de presidente, secretario y administrador, y establece que el secretario puede ser un propietario electo o el administrador de fincas cuando la junta así lo acuerde.
- Artículo 15: detalla las funciones del administrador, que pueden solaparse con las del secretario cuando el administrador asume también la secretaría.
El Libro de Actas debe estar legalizado y conservarse bajo la custodia del secretario o del administrador. Cualquier propietario tiene derecho a solicitar copia de las actas.
Descarga útil
Puedes usar esta plantilla para organizar las tareas del secretario por periodo: checklist de funciones del secretario.
Checklist del secretario antes y después de cada junta
- La convocatoria se ha enviado con antelación suficiente.
- El orden del día incluye todos los puntos a tratar.
- Las delegaciones de voto están archivadas y accesibles.
- El acta recoge fecha, asistentes, coeficientes y acuerdos.
- Cada acuerdo indica resultado de la votación y mayoría aplicada.
- El acta firmada se envía a los propietarios en el plazo acordado.
- Los documentos de la junta se archivan de forma ordenada.
Errores que conviene evitar
- Redactar el acta incluyendo opiniones personales o comentarios fuera del orden del día.
- No archivar las delegaciones de voto junto con el acta correspondiente.
- Enviar notificaciones sin acuse de recibo o sin poder probar el envío.
- Asumir funciones económicas (cobros, pagos) sin acuerdo expreso de la junta.
- Conservar actas solo en formato digital sin copia de seguridad.
Preguntas frecuentes
¿El secretario tiene derecho a voto en las juntas?
Solo si además es propietario de una vivienda o local en la comunidad. Si el secretario es un administrador externo sin propiedad, no tiene voto propio.
¿El secretario cobra por sus funciones?
Depende de lo que acuerde la junta. Si el cargo recae en un propietario, puede ser gratuito o tener una compensación aprobada. Si lo ejerce un administrador profesional, sus honorarios están incluidos en el contrato de administración.
¿Puede el presidente ser también secretario?
No es recomendable porque las funciones exigen cierta separación. El presidente preside la junta y el secretario da fe de los acuerdos. Si no hay otro propietario disponible, se puede nombrar un administrador como secretario.
¿Cuánto dura el cargo de secretario?
Por defecto se entiende por un año, renovable automáticamente si no hay nueva elección. La junta puede fijar un plazo distinto en el momento del nombramiento.
¿El secretario responde si el acta tiene errores?
Debe redactar el acta con diligencia. Si un error causa perjuicio, la comunidad puede exigir responsabilidades. Lo recomendable es que los asistentes revisen y aprueben el acta en la siguiente junta.
¿Puede el secretario emitir certificados de acuerdos?
Sí, junto con el presidente. La certificación conjunta presidente-secretario tiene valor de fe pública en el tráfico jurídico (notarías, registros, administraciones).
Guías relacionadas
Referencias
Fuentes consultadas
Usamos fuentes oficiales y referencias públicas para revisar normas, procedimientos y criterios técnicos.
Siguiente lectura
Continúa con estas guías
Estas páginas ayudan a completar el caso sin perder el contexto.
