Obligaciones de los secretarios de las comunidades de vecinos
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Las personas que ocupan los distintos cargos de la junta directiva, a menudo considerados como la piedra angular de cualquier comunidad residencial, tienen no sólo un deber ético, sino también fiduciario, para asegurarse de que los residentes a los que sirven puedan disfrutar tanto de los beneficios financieros como sociales de la vida multifamiliar. Para ello, la mayoría de las juntas directivas se componen de unos cuantos cargos diferentes e igualmente importantes, con un objetivo claro y conciso de ayudar a que la junta funcione mejor en su conjunto y garantizar que las decisiones que se tomen tengan en cuenta los intereses de toda la comunidad.
Quién es quiénLas funciones bien definidas ayudan a la junta a delegar tareas, a establecer controles y equilibrios, a obtener y dar información constructiva interna y a evitar que un miembro de la junta tenga que asumir un número injusto de obligaciones. Aunque los distintos edificios y asociaciones pueden crear, y de hecho lo hacen, distintos cargos con diferentes títulos y jurisdicciones, los más comunes son presidente, vicepresidente, tesorero y secretario. Estos son los cargos más básicos y comunes en una junta directiva y es más que probable que sean los que utiliza su propia junta.
Responsabilidades del tesorero del condominio
Avisar con la debida antelación: el secretario es responsable de avisar con la debida antelación de las reuniones de la junta directiva y de las asambleas de miembros, de acuerdo con los requisitos de los documentos de gobierno. Esto significa notificar con el número mínimo de días de antelación y asegurarse de que la notificación incluya toda la información necesaria. No sólo el "quién", el "dónde" y el "cuándo", sino también el "qué". Una buena convocatoria explicará claramente a la comunidad qué temas se van a tratar en una reunión concreta y su relevancia para el propietario.
Elaboración del orden del día: el secretario se coordina con el presidente de la asociación para elaborar el contenido del orden del día de la reunión. El secretario debe reunirse con el presidente antes de finalizar el orden del día para identificar los puntos del mismo y el tiempo necesario para cada uno de ellos. El secretario puede prestar un servicio adicional al presidente sirviendo también de cronometrador de la reunión. El orden del día debe distribuirse antes de la reunión de la junta directiva para que los miembros de la junta tengan tiempo suficiente para revisarlo y prepararse para el debate. Sus documentos de gobierno probablemente indicarán con cuántos días de antelación debe distribuirse el orden del día antes de la reunión de la junta.
Beneficios de ser presidente de la Asociación
Toda junta directiva, ya sea la de una empresa de la lista Fortune 500 o la de su asociación comunitaria, necesita un buen secretario. Las juntas directivas están obligadas por ley -y por los documentos de gobierno de la asociación- a mantener ciertos registros en aras de la transparencia. El secretario es responsable de mantener esos registros con precisión, incluyendo las actas de las reuniones, los estatutos y los registros de los miembros.
Como guardián oficial de los registros de la asociación durante las reuniones, el secretario es un historiador que trabaja en el momento. Dentro de diez años, cualquier miembro de la junta directiva debería poder consultar las actas de las reuniones del secretario y comprender, al menos a grandes rasgos, lo que ocurría en la comunidad en ese momento.
Aunque el nombre del secretario puede figurar en la correspondencia de la asociación, la carga de esas tareas suele recaer en el personal profesional si la comunidad cuenta con administración in situ. "Nosotros somos los redactores; ellos son los correctores", explica Carli Gilchrist, directora de formación y desarrollo de comunidades en FirstService Residential. "El secretario garantiza la coherencia y que la información se articule con exactitud en cualquier documento, ya sea un aviso, un boletín, un acta de reunión o cualquier otra cosa que forme parte del registro oficial de la asociación. El personal de gestión puede hacer el trabajo de campo, pero es importante contar con esos controles y equilibrios".
Deberes y responsabilidades de los directivos de la comunidad de propietarios
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